Control inteligente y centralizado de la información
El módulo de Gestión Documental de ARkandha permite administrar, estructurar y controlar de forma integral la información generada dentro de cada proyecto, garantizando trazabilidad, control de calidad y sincronización automática con Microsoft SharePoint.
Funcionalidades Principales
Carga y organización de documentos
Permite subir documentos individuales o en bloque desde diferentes módulos del sistema (Gestión Inmobiliaria, Procesos Judiciales, Correspondencia, LookUp, etc.).
Cada archivo queda vinculado automáticamente al proyecto, predio o proceso correspondiente, asegurando una estructura documental coherente y trazable.
Línea de tiempo documental
Cada documento cuenta con una línea de tiempo automática que muestra las acciones realizadas:
- Carga inicial.
- Validaciones.
- Modificaciones.
- Observaciones del usuario.
Esto permite conocer el ciclo de vida del documento dentro del proyecto.
Control de versiones y reemplazo de archivos
El sistema conserva un historial completo de las versiones de cada documento.
Cada acción —como reemplazo, validación o eliminación— queda registrada con el nombre del usuario, fecha y observaciones, permitiendo un seguimiento detallado y auditable del flujo documental.
Validación y aprobación
Los coordinadores y gestores de calidad pueden validar los documentos cargados por los profesionales.
El módulo integra mecanismos de aprobación, observaciones y control de estado, lo que asegura la calidad y consistencia de la información registrada.
Visualización, descarga y previsualización integrada
Los usuarios pueden previsualizar documentos en línea (PDF, Word, imágenes) sin necesidad de descargarlos.
Asimismo, pueden descargar o compartir los archivos mediante enlaces internos, optimizando la comunicación entre equipos..
Integración con otros módulos
El Módulo Documental se conecta directamente con herramientas clave de ARkandha:
- Gestión Inmobiliaria: documentos de proyectos y predios.
- Procesos Judiciales: expedientes y soportes legales.
- Correspondencia: trazabilidad de comunicaciones oficiales.
- LookUp: documentos extraídos de anotaciones registrales.
Integración con SharePoint
Una vez aprobada la estructura, ARkandha sincroniza automáticamente todos los documentos con SharePoint, creando un espejo exacto de carpetas y archivos.
Esta integración garantiza un flujo de trabajo unificado entre equipos internos y externos, sin duplicar esfuerzos.
- Sincronización automática y bidireccional.
- Generación de enlace público o código QR para acceder al repositorio desde campo.
- Versionado, auditoría y control de accesos según rol.
- Correspondencia directa entre las carpetas de ARkandha y SharePoint (por ejemplo, Gestión Predial → 01. Comunicaciones → 02. Documentos Contractuales, etc.).
Automatización por tipo de proyecto
- Proyectos: al crear un nuevo proyecto en ARkandha, se genera automáticamente su estructura documental con base en su tipo (Predial o Legal).
- Predios: si el proyecto está vinculado a SharePoint, cada predio creado en ARkandha crea su carpeta espejo en SharePoint, identificada por el código SIG, replicando toda su estructura de documentos (Prediación, Diagnóstico Catastral, Diagnóstico Jurídico, Negociación, etc.).
Control de calidad y validación
Antes de que los documentos sean publicados o sincronizados, pasan por un proceso de control de calidad interno.
En este proceso, los usuarios con rol de revisión pueden:
- Aprobar o rechazar documentos según criterios técnicos o jurídicos.
- Registrar observaciones o comentarios.
- Controlar versiones y mantener el historial de cambios.
El módulo de Gestión Documental convierte a ARkandha en una plataforma de archivo vivo, donde la información técnica, jurídica y administrativa se mantiene actualizada, estructurada y disponible en todo momento.
Gracias a su integración con SharePoint y a su enfoque en el control de calidad, se consolida como una herramienta esencial para la gestión eficiente del conocimiento territorial.