Gestión de Correspondencia
- Creación de correspondencia: Los usuarios pueden generar comunicaciones de entrada o salida, en formato digital o físico. Cada correspondencia queda con un historial detallado de su gestión
- Opciones de configuración al crear:
- Tipo de correspondencia (digital/física).
- Sentido (enviada/recibida).
- Número de radicado externo (opcional).
- Carga de archivo (desde SharePoint o desde el equipo).
- Descripción, remitente y destinatario.
- Asociación a un proyecto o proceso.
- Uso de plantillas prediseñadas con campos adicionales que se completan en el registro
- Finalización del registro: se puede crear la correspondencia o cerrar sin guardar.
Gestión documental
- Generación automática de archivo Word con radicado y datos clave.
- Tras la aprobación, el Word se bloquea y se genera un PDF oficial.
- Opción de reemplazo de PDF en caso de firmas electrónicas externas.
- Todas las versiones y cambios quedan en el historial
- Trazabilidad avanzada:
- Correspondencias pueden relacionarse entre sí en un grafo (similar a Familia Registral).
- Función de Desaprobar: devuelve el estado a “Creada”, desbloquea el Word y elimina el PDF (solo para rol Gestor Correspondencia).
- Reenvío de correspondencias con motivo y notificación automática por correo.
- Correspondencias dirigidas a usuarios externos también se configuran y vinculan
Escalabilidad
miles de registros gestionados con agilidad
Estandarización
plantillas y metadatos corporativos
Con ARkandha Correspondencia tu equipo trabaja unido, con flujos de aprobación, plantillas estandarizadas y reportes que aseguran orden y responsabilidad.
Eficiencia
menos reprocesos, mejor control de plazos
Transparencia
historial y trazabilidad en cada documento
Mi Correspondencia
- Cada usuario accede a un buzón personal donde visualiza las comunicaciones en las que participa como remitente o destinatario
- Características principales:
- Alertas automáticas de correspondencias no vistas.
- Tabla ordenada por fecha de creación, con campos como: radicado, tipo, descripción, remitente, destinatario, estado (Radicada, Notificada, Recibida) y opciones de acción
- Filtros dinámicos: permiten clasificar por estado, remitente, destinatario, fecha, entre otros
- Acciones rápidas como responder, reenviar con motivo y vincular correspondencias.
“Comunicación clara, procesos más fuertes”
Optimiza la radicación, el control y el reporte de correspondencias, todo dentro de la misma plataforma.
Ahorra tiempo, reduce errores y gana eficiencia operativa.
Reporte de Correspondencia (Dashboard)
Un tablero con un consolidado de información para supervisión y control
Incluye:
- Historial diario de uso del módulo.
- Total de correspondencias registradas.
- Número de correspondencias enviadas y recibidas.
- Distribución por procesos de negocio.
- Agrupación por proyectos.
- Correspondencias asociadas a cada usuario.
- Clasificación por estado.